Aplikacja usprawniająca planowanie urlopów
w dużych przedsiębiorstwach.
Aplikacja usprawniająca planowanie urlopów
w dużych przedsiębiorstwach.
Moja rola
- Praca w zespole z Product Owner'em, Analitykiem Biznesowym oraz Developerami.
- Przeprowadzenie researchu oraz zaprojektowanie finalnego produktu.
Problemy do rozwiązania
- Skomplikowany i różnorodny proces planowania urlopów w różnych firmach/branżach.
- Dodatkowy wysiłek dla Managera w celu pogodzenia planów urlopowych pracowników o tych samych kompetencjach.
Dla kogo projektujemy?
Manager najczęściej posiada wyższe wykształcenie. Sprawnie posługuje się aplikacjami niezależnie od urządzenia. Korzysta z bardziej zaawansowanych programów do generowania zestawień i pracy na zbiorach danych, lub tworzy w tym celu zestawienia w arkuszach Excel.
Pracownicy linii produkcyjnych posiadają między 18 a 59 (kobiety) lub 64 (mężczyźni) lat. Część załogi woli papierowe rozwiązania, część korzysta z „kiosków” ustawionych na hali , a młodsza część załogi chętnie skorzystałaby z aplikacji na telefonie.
W zależności od organizacji w procesie udział może brać również osoba akceptująca lub sprawdzająca plany urlopowe - jest to Dyrektor lub pracownik działu HR.
Różnica pomiędzy interfejsem managera i pracownika (finalny produkt).
Desk Research
Analiza konkurencyjnych rozwiązań
Analiza obejmowała konkurencję pośrednią oraz bezpośrednią. Oprócz ciekawych funkcjonalności konkurencyjnych aplikacji, analiza obejmowała ich model biznesowy, funkcje które z naszego punktu widzenia wydawały się mylące/zbędne, oraz jak prowadzony jest użytkownik kiedy planowanie urlopów jest częścią większego systemu. To dało nam obraz, jak nasz projekt może wpisać się w już istniejące rozwiązania.
Indywidualne wywiady pogłębione (IDI)
Na podstawie pytań badawczych przeprowadzonych zostało 11 wywiadów (6 z Managerami i 5 z pracownikami).
Wywiady miały luźny charakter (pół-strukturyzowane), a pytania do respondentów zostały oparte na podstawie poniższego planu badawczego:
- Na co zwracają uwagę managerowie planując urlopy?
- Jak managerowie i pracownicy pomagają sobie planując urlop - jakich aplikacji obecnie używają?
- Jak managerowie przypominają o konieczności planowania urlopu pracownikom?
- Jak managerowie motywują pracowników do tworzenia planów urlopowych?
- Jakie nieprzyjemne sytuacje miały miejsce podczas planowania urlopów?
- Jak wygląda kontekst planowania i sprawdzania urlopów?
- Co w przypadku konfliktu planów urlopowych?
- Co jest najważniejsze kiedy pracownicy planują urlopy?
Mapowanie procesu
Mapowanie ogólne procesu wymagało połączenia procesów z różnych firm i odnalezienia ich cech wspólnych.
Ogólny schemat procesu planowania urlopów.
User Stories
Do uporządkowania informacji i potrzeb zebranych w researchu wykorzystaliśmy user stories, dzięki temu wyniki badań stały się bardziej przystępne dla całego zespołu, oraz prostsze w modyfikacji. Określając na początku każdego zdania, docelowego użytkownika („Jako [użytkownik], chcę…”), każdy członek zespołu mógł wczuć się w odpowiednią rolę, a w razie wątpliwości dopytać odpowiednie osoby o szczegóły wskazanych potrzeb.
Na tym etapie odrzucone zostały potrzeby, które byłyby zbyt kosztowne do wdrożenia na początku. W późniejszych etapach projektu user stories posłużą do sprawdzenia na którym etapie prac jesteśmy i czy wszystko zostało wykonane.
Schemat procesu
Proces projektowania rozpocząłem od przeanalizowania obecnego schematu. Jeżeli obecny proces posiada wiele iteracji to warto przeprojektować go trzymając się tego założenia.
Schemat procesu planowania urlopów w aplikacji.
Prototyp
Kolejnym etap było wykonanie interaktywnego prototypu niskiej wierności w Axure RP. Dzięki prostej formie, zespół mógł skupić się na bardziej ogólnych elementach, a każda poprawka wprowadzana była szybko, przez co nie generowała dodatkowych kosztów projektu.
Według wcześniejszego researchu manager korzysta głownie z aplikacji desktopowych, bardzo rzadko używa rozwiązań mobilnych do rzeczy służbowych - takie ekrany zostały zaprojektowane w pierwszej kolejności.
Pracownik raczej nie posiada komputera służbowego. Najwygodniejszy dla niego jest smartfon lub kiosk znajdujący się na niektórych halach produkcyjnych. Jednak planując urlop, mamy do czynienia z planowaniem czasu wolnego. W tym celu pracownik porównuje różne dane na desktopie (kalendarz, oferty wakacyjne, plany rodziny), dlatego należy zaprojektować również widok na tego typu urządzenia.
Ekran rozpoczęcia planowania urlopów.
Badania użyteczności
Kiedy prototyp został ukończony, zwróciliśmy się do respodentów z wywiadów o wzięcie udziału w badaniach użyteczności. Przygotowane zostaly osobne scenariusze dla Managera oraz Pracownika.
Za zgodą uczestnika badanie użyteczności były nagrywane. Wyciągnięte wnioski zostały podzielone według istotności i częstotliwości wystepowania. Po ich naprawieniu odbywała się kolejna seria testów. W sumie odbyły się 3 serie, w każdej przeprowadzone zostało 5 badań.
Projekt graficzny
Tworząc grafiki, które zostaną przekazane Developerom (Handoff), dodane zostały brakujące elementy. Grafiki przygotowane zostały w programie Sketch na podstawie makiet z poprzedniego etapu i przekazane programistą za pomocą Zeplin'a.
Widok pojedynczego miesiąca dla Managera.
Development
Na etapie kodowania uczestniczyłem na bieżąco w wyjaśnianiu wątpliwości Developerów. Oczywiście nie udało się przewidzieć wszystkich odgałęzień elementów interfejsu, dlatego na bieżąco razem z zespołem definiowaliśmy szczegóły rozwiązania.
Odebranie kodowania
Kiedy zakończyło się kodowanie przystąpiłem do zaznaczania elementów, których stylizacja jeszcze nie do końca przypominała widok z grafik. Równolegle do pracy ruszył zespół testerów, którzy testowali poprawność funkcjonalności nowej aplikacji.
Weryfikacja z user stories pozwoliła potwierdzić, czy w aplikacji znajdują się wybrane wcześniej funkcje, odpowiadające na potrzeby użytkowników.
Wydanie aplikacji
Po wydaniu aplikacji, feedback od użytkowników był pozytywny. Zgłaszane oraz wyłapane błędy były na bieżąco naprawiane. Oprócz analizowania feedbacku od użytkowników, pozostały do zrealizowania dalsze funkcjonalności, które nie trafiły do pierwszego etapu prac.
Ekrany z wersji mobilnej dla Pracownika.
Podsumowanie
Pracując przy projekcie musiałem zmierzyć się z bardzo dużą ilością danych oraz ograniczeń merytorycznych - wynikających z kodeksu pracy czy specyfiki pracy różnych przedsiębiorstw.
Początkowe proste założenie aplikacji przerodziło się w bardziej zaawansowane narzędzie dla managera, zachowując jednocześnie prostą formę dla pracownika.
Praca w interdyscyplinarnym zespole pozwoliła kontrolować projekt z różnych stron, co pozwoliło mi zdobyć większą wiedzę.
